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Nel mio percorso, lungo oltre quarant’anni, come sviluppatore software, consulente tecnico informatico in Cyber Security, Innovation Manager e formatore nell’uso delle nuove tecnologie, mi sono spesso imbattuto in quelli che oggi chiamo, con un pizzico di ironia ma tanta serietà, “red flag”. Non sono bandiere rosse da spiaggia, ma veri e propri segnali di pericolo che emergono durante le relazioni con i nostri clienti e partner, veri e propri campanelli d’allarme che identificano potenziali criticità, ostacolando le future collaborazioni lavorative.
TL;DR: guarda il riassunto in video
Nel tempo, ho imparato a riconoscere questi segnali sempre prima. Qualche volta, lo ammetto, ho persino cercato di farli emergere attraverso attività e azioni specifiche – quasi delle “criticità artificialmente costruite” – al fine di anticipare futuri problemi nella relazione professionale. Un po’ come un medico che provoca un piccolo starnuto per capire se il paziente ha l’influenza, ma con meno rischi per la salute (spero!).
Da oggi, ho deciso di tenere seriamente in conto questi segnali in modo estremamente attento e preventivo, per allontanarmi quanto prima da progetti e clienti che presentano tali caratteristiche. Un tempo, fino a un paio di anni fa, ero ossessionato dalla necessità di crescere e acquisire nuovi clienti e referenze. Per questo, ero spesso cieco di fronte a questi segnali premonitori di disastro. È stato un grande errore, perché in questi ultimi 10 anni mi ha fatto perdere tanto tempo e denaro. Ma, come si dice, “non tutto il male viene per nuocere”: lo considero una gavetta necessaria per fare esperienze e avere referenze di alto livello che ci sono servite per emergere.
Oggi, fortunatamente, sono finalmente nella condizione di poter scegliere. Preferisco dare maggior valore alla qualità delle relazioni che abbiamo con i nostri clienti rispetto al bisogno di accettare ogni lavoro che ci viene proposto. Quindi, ho deciso di dare retta al mio istinto e prestare più attenzione ai “red flag” che incontro durante i primi mesi di rapporto con un nuovo cliente. Perché, diciamocelo, la vita è troppo breve per clienti che ti fanno venire l’orticaria!
Clienti = Partner? Una Formula Scomoda ma Vera
Lo so, è una formula trita e ritrita, abusata e che suona falsa come l’ottone. Ma in realtà la mia azienda non vende prodotti: costruisce “soluzioni” insieme ai propri clienti. Di fatto, siamo partner nello sviluppo di qualcosa di valido ed efficace. Quindi, mai come nel nostro caso, tale affermazione è più vera. Il rapporto è paritetico e, per questo motivo, come in tutte le relazioni di partnership, sono importanti il rispetto reciproco, il guadagno reciproco (il famoso “win-win”) e la qualità della relazione. Se manca uno di questi ingredienti, la ricetta è destinata a fallire.
Red Flag: Segnali Premonitori di un Probabile Disastro (o di una Relazione Tossica)
Il concetto di “red flag” non si limita al mio lavoro, ma si estende a ogni aspetto della vita e delle relazioni personali. Oggi parliamo di clienti, ma questi segnali vanno considerati ovunque:
•Verso i clienti
•Verso i progetti da sviluppare
•Verso i collaboratori
•Verso i dipendenti
•Verso i fornitori e le tecnologie da adottare
•Verso nuove relazioni (amicizia e sentimentali)
Affrontiamo il tema in generale, parlando in particolare di clienti oggi, ma poi faremo un thread su LinkedIn con l’hashtag #redflag, dove stimolerò la discussione degli utenti sui vari segnali di pericolo di cui essere allertati. Perché, come si dice, “prevenire è meglio che curare”, soprattutto quando si tratta di mal di pancia professionali!
Alcuni Esempi Pratici: Quando il Cliente si Trasforma in un Fantasma (o Peggio)
Entriamo nel vivo della questione con alcuni esempi concreti di “red flag” che, nel corso degli anni, mi hanno fatto drizzare le antenne (e a volte anche i capelli!).
Il Cliente Sordo/Muto: “Non risponde alle email, non risponde al telefono o richiama quando lo cerchi”
Come detto, il nostro è un rapporto di partnership. Sto lavorando per risolvere un tuo problema, quindi mi aspetto che tu abbia a cuore la soluzione del tuo problema più di quanto ne abbia io. Invece, ti ritrovi con un cliente che non risponde alle email in cui gli chiedi di prendere decisioni, di fare scelte, di fornirti dati. Un vero e proprio fantasma digitale!
Io, per indole, sono preoccupato che qualcosa non vada nel verso giusto, anche quando non dipende da me, e quindi cerco di trovare una soluzione a ogni problema, sempre, perché non vorrei che la colpa/vergogna dell’insuccesso ricada su di me. Alcuni miei colleghi, forse in modo più pragmatico, pensano che se il cliente non risponde e quindi il lavoro si ferma o va male, il problema è suo e non nostro, e non si devono preoccupare di insistere e richiamarlo: “si farà vivo quando avrà veramente bisogno”.
Oggi, invece, voglio utilizzare questo “red flag” come segnale di necessità di fuga da questo cliente prima ancora di acquisire l’incarico e iniziare il lavoro: “se non ti sta a cuore questo progetto, è meglio che non lo incominciamo neppure insieme”. Perché, diciamocelo, nessuno vuole giocare a nascondino con il proprio lavoro!
“Tra Moglie e Marito…” Corri, Scappa, Sei Ancora in Tempo!
Non dico che tutte le aziende dove lavorano alla direzione sia la moglie che il marito di una coppia siano sempre un problema con cui collaborare, ma statisticamente i casi in cui questa condizione ha generato molti problemi sono maggiori rispetto al contrario. In particolare, quando i due incominciano a “bisticciare” davanti a te mentre si prendono decisioni sul progetto, capisci che i problemi sono dietro l’angolo e in una disputa con uno dei due tu l’avrai sempre persa. Un vero e proprio campo minato relazionale!
Quando il Suo Tempo Vale Più del Tuo: L’Equazione Sbagliata
Mi assumi per le mie competenze professionali e tecniche che mi permettono di darti un servizio che tu non puoi fare da solo. Non per fare una cosa che potresti fare per conto tuo, ma decidi di far fare alla mia società perché ti costo di meno. E poi ti arrivano le perle:
•”Mi è arrivata questa… ci puoi guardare tu?” E poi ti contestano le 2 ore di lavoro per quel task. E ti aprono un task inoltrando un thread di 5 email dove dovresti capire da altre 3 persone cosa vogliono, cosa serve al tuo cliente, e cosa devi fare tu… senza metterci la propria testa e attenzione. “Hey, il problema è tuo, non sono il tuo segretario e poi non decido io quanto spendere o cosa fare del tuo denaro… capisci prima cosa vuoi da me e poi me lo chiedi in modo chiaro e definito. Come detto, non facciamo i segretari… siamo degli ingegneri che risolvono problemi complessi con l’utilizzo della tecnologia.”
•”Perché fare questa cosa costa tanto? Per me ci vogliono pochi minuti…” In primis, se è una cosa che si fa in pochi minuti “per te”, fattela da solo. Secondo, se io lo posso fare in pochi minuti (e non è detto) e tu no, forse è per questo che mi paghi per farlo. Terzo, se sono io l’esperto tecnico, la quotazione la faccio io, non tu. Per ultimo, se non ti fidi di me, fai fare un altro preventivo, e se non ti piacciono le mie prestazioni, cambia fornitore. Semplice, no?
•”Ti rubo un attimo… tanto tu ci metti un secondo a fare questa cosa…” Rispetto! Devi avere rispetto del mio tempo e del mio lavoro: la parola “rubare” è già un “red flag” di per sé. Per quale motivo vuoi fare una cosa illegale e proprio a me, come rubare? Poi, sei consapevole di quanto sia costoso interrompere il lavoro di un programmatore mentre sta sviluppando? Rispondere a una tua telefonata, email o chat vuol dire perdere focus, concentrazione, anche mezz’ora di lavoro. Ed infine: stiamo lavorando… perché devo regalarti il mio lavoro? Se questa cosa che mi porterà via un secondo ti serve, è giusto che la paghi e non me la “rubi”. Hai bisogno di un supporto H24 che quando ti serve sia subito disponibile? Assumi un dipendente e pagagli anche tutti i tempi morti in cui non ti serve, la sua formazione ed istruzione. Io e i miei collaboratori lavoriamo, quindi ogni richiesta è di tipo professionale e va gestita come tale.
“Non seguono le regole operative che gli hai spiegato tante volte: Sono troppo complicate”
Nel nostro lavoro, le regole e le procedure sono necessarie per poter ottenere dei risultati in modo efficace, economico e funzionale. Di nuovo, ti ricordo caro cliente che non sono un tuo dipendente o assistente: se è quello che ti serve, assumilo. Noi ti forniamo un servizio e un prodotto e per farlo abbiamo procedure e regole: imparale e seguile… come dico sempre: tu decidi con chi lavorare… io decido come e quanto mi devi pagare.
Il Brief sul Tovagliolo di Carta: “Vorrei fare un sito…”
“Vorrei fare un sito”, “vorrei sviluppare un App”, “mi serve un gestionale”. Ottimo: siamo qui per questo, qual è il progetto? Mi mostra l’analisi? Il mockup? Le regole di business? “No, ho tutto qui nella mia testa” e “non posso spendere 5.000€ per un progetto esecutivo, completo di business analysis, work-flow e mockup”. Ciaoone. Avanti il prossimo. Perché, diciamocelo, costruire un software senza un progetto è come costruire una casa senza fondamenta: prima o poi crolla, e il conto sarà salatissimo!
Il Preventivo per un Lavoro di 2 Ore: La Follia dei “Pochi Minuti”
“Mi fai questo intervento qui… a…b…c… quanto costa?” La nostra risposta è sempre: “Incomincio a guardarci e se ci metto più di 4 ore ti faccio avere un preventivo, sotto fatturo T&M.” “No, 4 ore è troppo… per procedere mi serve un preventivo…” “Provo a dirtelo diversamente”… OK il preventivo è 300€ e qui ti spiego il perché… anche con un video così non ti affatichi troppo a leggere. “Ma come? Perché così tanto?” Ciaooone! Questo è un classico “red flag” che indica una scarsa comprensione del valore del lavoro e del tempo. Per approfondire questo tema, ti consiglio la lettura di Preventivo a corpo vs assistenza tecnica: perché nel software custom la stima precisa è praticamente impossibile.
La Domanda a cui Segue la Risposta Ignorata: Il Dialogo tra Sordi
Ti fanno una domanda: gli rispondi che possono fare A o B per questi motivi e ti rispondono “voglio C” senza aver letto nulla della tua spiegazione che ti è costata 2 ore di lavoro per scrivergliela. Un classico esempio di comunicazione a senso unico, dove il tuo tempo e la tua expertise vengono completamente ignorati. Un vero e proprio “red flag” per la pazienza!
Il Pagamento “Creativo”: Quando le Scadenze Sono un Optional
Ti fa sempre penare per rispettare le scadenze di pagamento a fine mese e gli proponi pagamenti automatici con carta di credito per i piccoli importi ricorrenti e addebito in conto SEPA o con RIBA per le scadenze concordate sulle fatture senza costi di incasso per semplificare ad entrambi la gestione degli incassi. E ti dice di No, perché preferisce pagarti con Bonifico Bancario così controlla meglio quando pagarti effettivamente… ma implicitamente ti sta dicendo che “gli accordi di scadenza di pagamento che avete preso non valgono nulla e lui vuole poterti pagare come e quando decide lui” – Ciaoooone! Un “red flag” enorme sulla fiducia e la serietà del rapporto commerciale. Per evitare queste situazioni, è fondamentale avere chiarezza sui termini di pagamento e sull’assistenza, come discusso in Assistenza tecnica senza contratto: quando il supporto incontra la realtà.
Software Custom Senza Manutenzione AM: Un Suicidio Digitale
Quando vogliono lo sviluppo di un software custom, un sito e-commerce o intranet o complesso e in tutti i casi non vogliono un contratto di manutenzione AM annuale. Se fai un software custom e decidi di non fare un contratto AM, i casi sono due:
A: non ti serve quel software veramente perché per te non è critico che funzioni sempre e al meglio, quindi puoi anche permetterti di aspettare quando ha un problema o trovarti con il software che non è più aggiornabile. B: non hai capito come funziona il software su misura e non ti interessa capirlo.
In entrambi i casi… “red flag”! Sarà difficile poi in seguito farti capire perché con un software su misura ti serve supporto: o lo hai interno o lo contrattualizzi. Questo è un punto cruciale che approfondiamo in Contratti di Application Maintenance (AM).
Red Flag Ovunque: Non Solo nel Business
Questi segnali di pericolo non si limitano al mondo del lavoro. Le “red flag” sono ovunque, e imparare a riconoscerle è un superpotere che ti salverà da un sacco di grattacapi, sia professionali che personali. Pensaci:
•Verso i clienti: Come abbiamo visto, possono trasformare un progetto promettente in un incubo.
•Verso i progetti da sviluppare: Un progetto senza un brief chiaro è una “red flag” gigante.
•Verso i collaboratori: Se un collaboratore non rispetta le scadenze o le regole, è un segnale d’allarme.
•Verso i dipendenti: Atteggiamenti negativi o scarsa proattività possono indicare problemi più profondi.
•Verso i fornitori e le tecnologie da adottare: Scegliere un fornitore solo per il prezzo più basso, ignorando la qualità, è una “red flag” che ti costerà cara.
•Verso nuove relazioni (amicizia e sentimentali): Anche qui, i segnali di allarme precoci possono evitarti delusioni future.
Implicazioni Pratiche: Non Sempre Fuggire, Ma Sempre Riflettere
Le “red flags” non indicano necessariamente di rifiutare subito un cliente o una collaborazione, ma sono segnali utili per prepararsi a una possibile gestione più complessa o a valutare se la collaborazione è vantaggiosa o rischiosa. Sono come i segnali stradali: non ti dicono di non andare avanti, ma ti avvisano di rallentare, prestare attenzione o prendere una strada alternativa. Questi concetti appaiono in guide, articoli di business, post professionali e anche in contesti legati alla sicurezza informatica e prevenzione phishing, dove le “red flags” sono segnali di attenzione da non ignorare.
In sintesi, la mia esperienza mi ha insegnato che la capacità di riconoscere e agire in base alle “red flag” è fondamentale per la salute del tuo business e della tua sanità mentale. Non si tratta di essere cinici, ma di essere pragmatici e proteggere il proprio tempo, le proprie risorse e la propria reputazione. E, come sempre, la trasparenza e la chiarezza sono le armi migliori per affrontare (o evitare) queste situazioni. Per chi vuole approfondire ulteriormente le dinamiche di collaborazione e gestione dei progetti, consiglio anche la lettura di questo playbook su Manus.
Il Brief sul Tovagliolo di Carta: “Vorrei fare un sito…”
“Vorrei fare un sito”, “vorrei sviluppare un App”, “mi serve un gestionale”. Ottimo: siamo qui per questo, qual è il progetto? Mi mostra l’analisi? Il mockup? Le regole di business? “No, ho tutto qui nella mia testa” e “non posso spendere 5.000€ per un progetto esecutivo, completo di business analysis, work-flow e mockup”. Ciaoone. Avanti il prossimo. Perché, diciamocelo, costruire un software senza un progetto è come costruire una casa senza fondamenta: prima o poi crolla, e il conto sarà salatissimo!
Il Preventivo per un Lavoro di 2 Ore: La Follia dei “Pochi Minuti”
“Mi fai questo intervento qui… a…b…c… quanto costa?” La nostra risposta è sempre: “Incomincio a guardarci e se ci metto più di 4 ore ti faccio avere un preventivo, sotto fatturo T&M.” “No, 4 ore è troppo… per procedere mi serve un preventivo…” “Provo a dirtelo diversamente”… OK il preventivo è 300€ e qui ti spiego il perché… anche con un video così non ti affatichi troppo a leggere. “Ma come? Perché così tanto?” Ciaooone! Questo è un classico “red flag” che indica una scarsa comprensione del valore del lavoro e del tempo. Per approfondire questo tema, ti consiglio la lettura di Preventivo a corpo vs assistenza tecnica: perché nel software custom la stima precisa è praticamente impossibile.
La Domanda a cui Segue la Risposta Ignorata: Il Dialogo tra Sordi
Ti fanno una domanda: gli rispondi che possono fare A o B per questi motivi e ti rispondono “voglio C” senza aver letto nulla della tua spiegazione che ti è costata 2 ore di lavoro per scrivergliela. Un classico esempio di comunicazione a senso unico, dove il tuo tempo e la tua expertise vengono completamente ignorati. Un vero e proprio “red flag” per la pazienza!
Il Pagamento “Creativo”: Quando le Scadenze Sono un Optional
Ti fa sempre penare per rispettare le scadenze di pagamento a fine mese e gli proponi pagamenti automatici con carta di credito per i piccoli importi ricorrenti e addebito in conto SEPA o con RIBA per le scadenze concordate sulle fatture senza costi di incasso per semplificare ad entrambi la gestione degli incassi. E ti dice di No, perché preferisce pagarti con Bonifico Bancario così controlla meglio quando pagarti effettivamente… ma implicitamente ti sta dicendo che “gli accordi di scadenza di pagamento che avete preso non valgono nulla e lui vuole poterti pagare come e quando decide lui” – Ciaoooone! Un “red flag” enorme sulla fiducia e la serietà del rapporto commerciale. Per evitare queste situazioni, è fondamentale avere chiarezza sui termini di pagamento e sull’assistenza, come discusso in Assistenza tecnica senza contratto: quando il supporto incontra la realtà.
Software Custom Senza Manutenzione AM: Un Suicidio Digitale
Quando vogliono lo sviluppo di un software custom, un sito e-commerce o intranet o complesso e in tutti i casi non vogliono un contratto di manutenzione AM annuale. Se fai un software custom e decidi di non fare un contratto AM, i casi sono due:
A: non ti serve quel software veramente perché per te non è critico che funzioni sempre e al meglio, quindi puoi anche permetterti di aspettare quando ha un problema o trovarti con il software che non è più aggiornabile. B: non hai capito come funziona il software su misura e non ti interessa capirlo.
In entrambi i casi… “red flag”! Sarà difficile poi in seguito farti capire perché con un software su misura ti serve supporto: o lo hai interno o lo contrattualizzi. Questo è un punto cruciale che approfondiamo in Contratti di Application Maintenance (AM).
Red Flag Ovunque: Non Solo nel Business
Questi segnali di pericolo non si limitano al mondo del lavoro. Le “red flag” sono ovunque, e imparare a riconoscerle è un superpotere che ti salverà da un sacco di grattacapi, sia professionali che personali. Pensaci:
•Verso i clienti: Come abbiamo visto, possono trasformare un progetto promettente in un incubo.
•Verso i progetti da sviluppare: Un progetto senza un brief chiaro è una “red flag” gigante.
•Verso i collaboratori: Se un collaboratore non rispetta le scadenze o le regole, è un segnale d’allarme.
•Verso i dipendenti: Atteggiamenti negativi o scarsa proattività possono indicare problemi più profondi.
•Verso i fornitori e le tecnologie da adottare: Scegliere un fornitore solo per il prezzo più basso, ignorando la qualità, è una “red flag” che ti costerà cara.
•Verso nuove relazioni (amicizia e sentimentali): Anche qui, i segnali di allarme precoci possono evitarti delusioni future.
Implicazioni Pratiche: Non Sempre Fuggire, Ma Sempre Riflettere
Le “red flags” non indicano necessariamente di rifiutare subito un cliente o una collaborazione, ma sono segnali utili per prepararsi a una possibile gestione più complessa o a valutare se la collaborazione è vantaggiosa o rischiosa. Sono come i segnali stradali: non ti dicono di non andare avanti, ma ti avvisano di rallentare, prestare attenzione o prendere una strada alternativa. Questi concetti appaiono in guide, articoli di business, post professionali e anche in contesti legati alla sicurezza informatica e prevenzione phishing, dove le “red flags” sono segnali di attenzione da non ignorare.
In sintesi, la mia esperienza mi ha insegnato che la capacità di riconoscere e agire in base alle “red flag” è fondamentale per la salute del tuo business e della tua sanità mentale. Non si tratta di essere cinici, ma di essere pragmatici e proteggere il proprio tempo, le proprie risorse e la propria reputazione. E, come sempre, la trasparenza e la chiarezza sono le armi migliori per affrontare (o evitare) queste situazioni.
Ma esistono anche i “Green Flag”?
Certamente si, ed è altrettanto importante saperli riconoscere e valorizzare… magari ne parliamo in un prossimo post.
Intanto ti invito a commentare qui con i tuoi Red Flag o Green Flag professionali.