Voglio il controllo dei miei servizi internet. Francamente: sei sicuro?

Qualche giorno fa un cliente storico mi ha chiamato con una richiesta chiara: “vogliamo gestire in autonomia il nostro account Google Workspace”. Motivazione? Prendere il controllo, per evitare problemi. Problemi che, guarda caso, erano nati proprio sul dominio internet, gestito da un altro fornitore, e quasi scaduto per un pagamento saltato.

L’intenzione è comprensibile. Il risultato, quasi sempre, è l’opposto: chi decide di fare da solo non si toglie un problema, se ne aggiunge due. Due scadenze, due pannelli, due sistemi di pagamento da ricordare. E nessuno che ti avvisa, perché non è il mestiere di nessuno.

Fare da soli non è sbagliato. Ma bisogna saperlo fare, e soprattutto bisogna sapere cosa si perde. Provo a spiegarlo su due casi concreti che vedo tutti i giorni: il dominio internet e Google Workspace.

Il primo equivoco da smontare è questo: avere un rivenditore non significa perdere il controllo.

Ci sono due tipi di autonomia, e vanno tenuti separati:

• Autonomia operativa: aggiungere un utente, cambiare una password, modificare un record DNS, creare un alias di posta. Questa resta al cliente, sempre, attraverso il suo pannello.
• Gestione amministrativa: rinnovi, scadenze, scelta del piano, fatturazione, pagamenti, documentazione. Questa è la parte noiosa, quella che nessuno guarda finché non si rompe qualcosa.

Un buon rivenditore ti lascia la prima e si prende carico della seconda. Chi va in self-service si tiene entrambe, anche quella che non sa (e non vuole) gestire.

Il dominio è il tuo marchio online. Ma è anche, e soprattutto, la base su cui poggiano posta elettronica e sito. Se scade il dominio non smette di funzionare solo il sito: smette di arrivare la posta, i clienti che ti scrivono si vedono tornare indietro il messaggio, e Google Workspace resta lì, attivo e pagato, ma inutilizzabile sul tuo indirizzo.

E dietro al dominio c’è il DNS, una componente che troppo spesso clienti e fornitori trascurano. Record MX, SPF, DKIM, DMARC: sigle che a nessuno interessano finché le email non finiscono in spam o non arrivano più.

Per questo da anni lavoriamo solo con provider specializzati e di altissima qualità, come DNS Made Easy e Gandi.net. Non per moda, ma perché ci permettono di dare al cliente un pannello autonomo per configurazione, gestione e consultazione di scadenze e pagamenti, mentre noi presidiamo il tutto e interveniamo sulle criticità.

Il punto è proprio questo: tu hai le chiavi, noi controlliamo che la porta non si chiuda da sola.

Qui facciamo chiarezza: Google Workspace è un prodotto Google, punto. Che lo compri da noi o direttamente, la posta, il Drive e il pannello di amministrazione sono gli stessi.

Una volta definiti insieme il piano e il numero di licenze, il cliente ha pieno controllo: aggiunge e toglie utenti, gestisce gruppi, password e impostazioni in totale autonomia.

Quello che cambia è tutto il resto:

• la scelta del piano giusto, da fare insieme e in modo flessibile, bilanciando impegno annuale e possibilità di variare le licenze;
• la fatturazione: con il rivenditore puoi organizzarti per non ricevere una fattura separata ogni mese;
• le regole contrattuali: per tenere i costi accettabili bisogna rispettare alcune regole (impegni, tempi di disdetta, numero minimo di licenze). È flessibilità in alcuni aspetti e rigidità in altri, ma fa parte del gioco.

Questo è l’aspetto che quasi nessuno considera quando sceglie il fai-da-te, e quello che pesa di più sulle aziende strutturate.

Acquistando direttamente dal produttore ti trovi, di norma, con:

• fatture estere (nel caso di Google, emesse da una società irlandese) da gestire in reverse charge;
• addebito automatico su carta di credito, spesso mensile;
• una fattura per ogni servizio e per ogni mese, da registrare, riconciliare e archiviare.

Passando da un rivenditore italiano hai invece fattura elettronica via SDI, intestata e leggibile dal tuo commercialista, pagamento con bonifico, e una cadenza di fatturazione compatibile con il tuo ufficio amministrativo.

Attenzione però a non confondere le cose: il servizio non diventa “a credito”. Si paga prima dell’erogazione, come è giusto che sia. La differenza è che la fattura arriva con il giusto anticipo per rispettare i tempi di approvazione dell’ufficio acquisti e della finance, invece di un addebito automatico che in molte aziende è semplicemente impossibile da autorizzare. Il problema raramente è pagare in anticipo: è saldare una fattura seguendo i propri processi interni.

Moltiplica questo lavoro per dominio, posta, hosting, certificati, backup, e capisci perché i costi amministrativi del fai-da-te superano facilmente il risparmio (quando c’è).

Se sei una Pubblica Amministrazione o un’azienda con un processo acquisti strutturato, i vantaggi si moltiplicano:

• acquisto tramite MEPA, con le procedure che la PA già conosce;
• gestione di CIG, split payment e documentazione formale richiesta;
• un fornitore italiano che firma, dichiara e risponde, utile per bandi, crediti d’imposta e finanziamenti che richiedono spese rendicontabili e documentazione tecnica;
• un interlocutore unico per l’ufficio acquisti, invece di un portale self-service e una carta aziendale.

Il tutto, normalmente, allo stesso prezzo o con un sovrapprezzo minimo rispetto all’acquisto diretto.

Un chiarimento onesto, perché qui nascono molti equivoci: avere un rivenditore non significa avere assistenza gratuita. Significa avere la possibilità di chiederla.

Se sono il tuo rivenditore e hai un problema, mi puoi ingaggiare: paghi il tempo della consulenza, ma il problema lo risolvi, con qualcuno che conosce già la tua configurazione e parla la tua lingua. Se non sono il tuo rivenditore, non mi puoi ingaggiare, e ti resta solo l’assistenza diretta del produttore.

Assistenza che, tra l’altro, puoi usare comunque anche passando da un rivenditore. Non perdi nulla, aggiungi un’opzione.

La domanda è legittima. La risposta, nel nostro caso, è semplice: tendenzialmente non applichiamo sovrapprezzi, usiamo il listino standard del produttore.

L’unica eccezione onesta da segnalare: a volte i produttori lanciano promozioni riservate all’acquisto diretto, che noi non possiamo replicare. Succede. Ma a parità di costo, il conto tra un piccolo sconto promozionale e tutto quello che abbiamo visto sopra si fa in fretta.

Quando sei davvero esperto, hai pochi utenti, una carta aziendale senza vincoli di approvazione, e qualcuno in azienda che ha tra i suoi compiti presidiare scadenze e configurazioni. In quel caso, francamente, fai pure.

In tutti gli altri casi, “prendere il controllo” significa solo prendersi il rischio. E il giorno in cui la posta smette di arrivare perché un dominio è scaduto, il controllo è l’ultima cosa che senti di avere.

E voi? Gestite tutto da soli o vi appoggiate a un fornitore? Raccontatemelo nei commenti.

Franco Farnedi