Il 14 ottobre mi è arrivata la classica mail “Product Update” che Google manda ai partner Workspace. Sembra una nota tecnica da archiviare, ma tocca una cosa che conta: cosa sa di te l’AI che usi tutti i giorni.

Una lista di attività personali e di lavoro attraversata da una linea di scansione, con l’etichetta AI e la data del 14 novembre 2026
Dal 14 novembre anche la tua lista di cose da fare diventa contesto per Gemini.

In breve

  • Dal 14 novembre 2026 Gemini userà anche Google Tasks come contesto, insieme a Gmail, Chat, Calendar e Drive.
  • L’impostazione è già attiva di default dal 14 ottobre: se non la spegni, decide Google per te.
  • Solo l’amministratore di Workspace può cambiarla, e può farlo per singolo reparto.

Cos’è Workspace Intelligence

Ad aprile 2026 Google ha lanciato Workspace Intelligence, il sistema che dà a Gemini il contesto “in tempo reale” su Gmail, Chat, Calendar e Drive. Così non devi spiegargli tutto ogni volta: sa già chi sei, cosa hai in agenda e cosa c’è nelle tue mail.

Dal 14 novembre 2026 si aggiunge anche Google Tasks.

Schema con Gemini al centro collegato a Gmail, Calendar, Chat e Drive, e Google Tasks evidenziato come nuova fonte dal 14 novembre
Le fonti che Gemini usa come contesto. Tasks è l’ultima arrivata.

Le date

  1. Aprile 2026: Workspace Intelligence parte con Gmail, Chat, Calendar e Drive.
  2. 14 ottobre 2026: nella Console di amministrazione compare l’opzione per Google Tasks come fonte dati. È già attiva (ON) di default per tutti gli utenti.
  3. 14 novembre 2026: se nessuno la spegne, Gemini comincia a usare i contenuti di Tasks come contesto.

Quindi c’è tempo fino al 14 novembre per decidere. Poi decide Google per te.

Linea del tempo: aprile 2026 lancio di Workspace Intelligence, 14 ottobre Tasks compare già attivo, 14 novembre Gemini inizia a usarlo, con evidenziati i 30 giorni per spegnerlo
Trenta giorni per decidere. Poi decide Google.

Il punto, francamente

Il problema non è la funzione, che anzi è utile. Un assistente che sa cosa hai da fare risponde meglio. Il problema è il solito schema: attivo di default, e se non lo vuoi te lo togli da solo. È una scelta di prodotto legittima, ma va chiamata col suo nome: chi non legge le mail dei fornitori o non ha un amministratore che le segue si ritrova la funzione accesa senza averla decisa.

E c’è un dettaglio in più: il singolo utente non può scegliere. Le fonti di Workspace Intelligence le decide solo l’amministratore. L’utente può al massimo spegnere tutte le funzioni intelligenti di Workspace, Gemini compreso.

Nei Tasks la gente ci scrive di tutto: promemoria personali, nomi di clienti, “chiamare l’avvocato per X”, cose del lavoro e cose che col lavoro non c’entrano. Spesso è più intimo dell’agenda.

Cosa NON cambia (e va detto)

Per correttezza, Google mette in chiaro tre cose:

  • Gemini lavora solo su contenuti che l’utente può già vedere. Non ottieni accesso ai Tasks dei colleghi.
  • I dati non vengono usati per addestrare i modelli di AI generativa.
  • I dati non vengono usati per la pubblicità.

Bene. Ma “non lo usiamo per addestrare” non vuol dire “non lo leggiamo”: vuol dire che lo leggiamo per risponderti. E va benissimo, se è una scelta consapevole.

Cosa deve fare l’amministratore di Workspace

  • Se Google Tasks è disattivato nella tua unità organizzativa: non devi fare niente.
  • Se Google Tasks è attivo: non devi fare niente solo se ti sta bene che Gemini lo usi. Altrimenti:
    1. entra nella Console di amministrazione;
    2. vai su Menu → AI generativa → Gemini in Workspace e apri il riquadro Workspace Intelligence;
    3. su Google Tasks clicca Modifica, scegli Off e Salva.

Puoi applicare la scelta a tutta l’azienda, a una singola unità organizzativa o a un gruppo. La modifica può richiedere fino a 48 ore. La guida completa è nel Centro assistenza di Google.

Da sapere: con la fonte spenta, Gemini non cerca più nei Tasks da solo, ma l’utente può sempre citarne uno esplicitamente nella sua richiesta.

Illustrazione semplificata delle impostazioni di Workspace Intelligence con le fonti dati attive e Google Tasks evidenziato, accanto ai quattro passaggi per spegnerlo
Dove si spegne. Illustrazione semplificata, non è uno screenshot della Console.

Il mio consiglio, soprattutto per le PMI

Con i clienti che seguiamo come partner Google faccio così: non decido io al posto loro. Li avviso, spiego cosa cambia e lascio che scelgano, caso per caso. Non esiste una risposta giusta per tutti: esiste la risposta giusta per la tua azienda.

  1. Decidi, non subire. Accendere va benissimo, ma che sia una decisione e non una dimenticanza.
  2. Ragiona per unità organizzativa. Commerciale e amministrazione possono avere esigenze diverse da sviluppo o direzione.
  3. Avvisa le persone. Se lo lasci attivo, dillo al team: “da metà novembre Gemini legge anche i vostri Tasks”. Due righe bastano e cambiano molto.
  4. Aggiorna la documentazione privacy interna, se tieni il registro dei trattamenti come dovresti. Una nuova fonte dati per uno strumento AI è proprio il genere di cosa che va scritta.
Quattro foglietti adesivi con i consigli: decidi non subire, ragiona per reparto, avvisa le persone, aggiorna la privacy
Quattro cose da fare entro il 14 novembre.

Morale

L’AI integrata negli strumenti di lavoro è il futuro, e in buona parte già il presente. Però il contesto è potere: più dati le dai, più è utile, e più è importante sapere quali dati le stai dando.

Segnati il 14 novembre. Magari non su Google Tasks. 😉

Gestisci Workspace da solo?

Se nessuno in azienda segue la Console di amministrazione, questa è una delle tante scelte che rischi di trovarti fatte da altri. Con F.technology, partner Google, ti aiutiamo a capire cosa cambia, a decidere reparto per reparto e a sistemare le impostazioni. Scrivici e ne parliamo.

E voi, lo lasciate acceso o lo spegnete? Raccontatemelo nei commenti.

Fonti